• inspiratiespreker
  • workshops & seminars
  • english: keynote speaker
  • Referenties
  • Klantenlijst
"Het enthousiasme over de Kick off was groot met als absoluut hoogtepunt jouw presentatie" Referenties >>
Meer klanten >>
  • Video's actie, avontuur & natuur
  • Video's presentaties
1234
12
  • Inspiratieblog
Wil je als eerste mijn nieuwe presentatie "leer van de evolutie, op een natuurlijke manier omgaan met veranderingen" bijwonen? Dat kan!

Meer weten? >>>
  • Expeditie Noordzee
  • Expeditieleider
Melvin kayakt, duikt, vaart en exploreert op zoek naar orka's, zeehonden, dolfijnen en koraal in de Noordzee. Meer weten? >>
Van de steilste toppen in de Himalaya, de zandduinen van de Sahara tot de onstuimige Noordzee. Bekijk hier een overzicht van Melvin's expedities en exploraties >>
  • Over Melvin
  • Duurzaamheid
  • Contact
Verbeter de wereld door groen ondernemen. Mijn bijdrage >>
E-mail: melvin@melvinredeker.com
t: 0031 6 22027021

Melvin Redeker Inspiratie
KVK: 34326945
 

Maak je van je zakelijk evenement een groot succes

19 tips om een succesvol zakelijk evenement te organiseren


Spreker Melvin Redeker tijdens de bijeenkomst van K2. Foto: © www.cre-aid.nl

Tips voor een succesvoller zakelijk evenement
  
Een goed georganiseerde bijeenkomst, evenement, congres, seminar of workshop is pure reclame voor je organisatie. Succesvol een congres organiseren is lastig. Ik bezocht de afgelopen jaren ruim honderd bijeenkomsten. Op basis daarvan deel ik een aantal do's en don'ts die je als leidraad kunt gebruiken om een succesvoller zakelijk evenement te organiseren. Doe er je voordeel mee!
 
1) Hoe raak je mensen en hoe houd je de aandacht vast?
Een evenement is emotie. Raak mensen door verhalen te (laten) vertellen, de boodschap beklijft dan beter. Een inspirerende spreker weet zijn publiek met zijn verhaal bij de keel te grijpen.  

2) Wat is het doel van de bijeenkomst?
Zorg dat het doel van de bijeenkomst van tevoren helder is. Communiceer dit duidelijk binnen de organisatie van je evenement en naar je doelgroep toe.
 
3) Wie zijn je deelnemers?
Weet je wie er in de zaal aanwezig zijn? Een publiek van burgemeesters en hoge ambtenaren vraagt een andere benadering dan een publiek van louter risicomanagers. Welke benadering werkt het beste voor jouw publiek?

4) Wat boeit je doelgroep/deelnemers?
Is je onderwerp van voldoende belang voor je doelgroep?  Toets dit vooraf. Maak een belronde bij je doelgroep en vraag of het hoofdthema goed aansluit op de actualiteit en de beleving van de potentiële deelnemers. Zo niet, pas het aan.

5) Wat zijn de doelen van je deelnemers?
Vraag je deelnemers vooraf wat hun doelen zijn voor deze bijeenkomst. Wat willen ze eruit halen? In welke informatie zijn ze geïnteresseerd?

6) Verwachtingenmanagement.
Communiceer vooraf welke thema's of knelpunten er aan de orde worden gesteld, welke sprekers er komen en hoe ze bijdragen aan de oplossing van het knelpunt of de inzichten die het publiek heeft. Maak ook duidelijk waarom het van belang is dat je doelgroep hier aanwezig is. Wordt er een belangrijke beslissing genomen? Wordt er kennis gedeeld? Zijn er interessante netwerkmogelijkheden?
 
7) Hoe bouw je de spanning op naar je evenement toe?
Stuur jouw doelgroep in de weken voorafgaand aan het evenement prikkelende en actuele vragen, gerelateerd aan het thema van de bijeenkomst. Laat je doelgroep reageren, zodat er vooraf al interactie ontstaat (via linkedin, social media). Zo kun je op basis hiervan zelfs je sessies inhoudelijk optimaliseren en je creëert buzz op het internet waardoor je twijfelaars over de streep trekt zich toch in te schrijven.

8) Is er voldoende tijd om te netwerken?
Als je tijd maakt om te netwerken, zorg dat er ook tijd is waar deelnemers met elkaar kennis kunnen maken, juist op persoonlijk niveau. Dit kun je doen door het evenement te starten met de vraag of of alle bezoekers zich willen voorstellen aan de persoon naast hem of haar. Start daarna pas met het programma. Zorg voor voldoende netwerktijd en een rustige netwerkruimte met een goede akoestiek gedurende de dag.

9) Hoe kun je je onderwerp op de meest pakkende manier brengen?
Verras je je publiek met een pakkende video?  Of leg je het publiek een dilemma voor? Gebruik je multimedia, of wil je juist dat de zaal met elkaar in discussie gaat? Nodig je experts uit die hun verhaal doen of wil je het verhaal van de andere kant horen? Van klanten, gebruikers, slachtoffers of medewerkers?  
 
10) Wil je gebruik maken van sprekers? Wat wil je dat de sprekers gaan vertellen?
En hoe? Instrueer sprekers over de tijd die ze krijgen om hun verhaal te doen. Het komt vaak voor dat minder ervaren sprekers veel meer tijd nodig hebben dan gepland, tot ergernis van het publiek en de organisatie. Dit kun je voorkomen door een klok op het podium te zetten die aftelt (alleen zichtbaar voor de spreker). Uiteindelijk heeft de dagvoorzitter de mogelijkheid om een spreker netjes te onderbreken en zijn verhaal te beëindigen als een spreker zijn tijd overschrijdt. Goede, ervaren sprekers weten overigens keurig binnen de tijd hun publiek te bespelen en te inspireren.
 
11) Wat is de hoofdboodschap en wat is de rode draad in het verhaal van de sprekers?
Investeer in een goede voorbereiding met de sprekers. Laat sprekers vooraf hun presentaties/verhaal afstemmen.
 
12) Hoe kun je het publiek gezamenlijk een ervaring te laten beleven?
Tijden van stilzitten en alleen maar luisteren liggen achter ons. Mensen willen meedenken, meedoen en invloed uitoefenen. Enkele suggesties voor interactieve elementen tijdens jouw bijeenkomst:
  • Vraag aan sprekers of ze door interactie het publiek bij hun verhaal en standpunten betrekken.
  • Je kan het publiek samen laten debatteren.
  • Laat het publiek stemmen (op stellingen bijvoorbeeld).
  • Je kan ze invloed op het programma laten uitoefenen door ze keuzemogelijkheden te geven.
  • Maak gebruik van de kennis die onder het publiek aanwezig is, vraag het publiek om input en laat ze hun kennis delen.
 13) Draagt de ambiance van de zaal bij aan de beleving van het publiek?
De zaal heeft invloed op hoe jouw doelgroep je bijeenkomst zal ervaren. Je hoeft niet perse Carré af te huren. Zorg voor een passende ambiance om jouw boodschap succesvol te communiceren.
 
14) Wat is de juiste opstelling van de zaal?
Veruit de meeste bijeenkomsten hanteren de theateropstelling. Is deze wel de meest geschikte voor jouw bijeenkomst? Als je het podium in het midden zet, zit iedereen dichtbij. Daardoor hou je makkelijker de aandacht vast en leggen de sprekers makkelijker contact met het publiek. 
 
15) Wat is de juiste duur van de bijeenkomst?
Beter een korte, pakkende bijeenkomst dan een bijeenkomst waar een deel van de toehoorders halverwege de uitgang zoekt.  Als je een event van 09.00 tot 17.00 uur wilt organiseren "it better be good". Welke waarde kun je toevoegen voor je doelgroep dat ze bereid zijn zich een hele dag vrij te maken? Als je die vraag niet helder kunt beantwoorden, kort de bijeenkomst dan in.
 
16) Hoe sluit je de bijeenkomst af?
Is een bedankje genoeg? Suggesties voor een inspirerende afsluiting:
Laat zien dat er consensus is bereikt. Of welke resultaten er zijn geboekt. Nodig iemand uit van gewicht en overhandig hem/haar de resultaten. Herhaal de hoofdboodschap en zet mensen aan tot actie. Vraag om commitment. Dat kan door mensen hun arm op te laten steken of nog beter: vraag of ze opstaan als ze de resultaten/plannen actief ondersteunen en mee willen doen.
 
17) Versterken de audiovisuele middelen de impact van je bijeenkomst? Bespaar niet op audiovisuele middelen. Mensen zijn tegenwoordig verwend als het om beeld en geluid gaat. Recent sprak ik tijdens een bijeenkomst waar in een drie verdiepingen tellend atrium slechts een paar kleine LCD schermen waren opgesteld. Achteraf zijn daar veel klachten over binnengekomen, en terecht! 
Veel moderne kantoorpanden hebben glazen buitenwanden. Daglicht en zonlicht degradeert de kwaliteit van het geprojecteerde beeld. Een goede eventbeamer en zonwering doen hier wonderen. Belangrijk: test de audiovisuele middelen, de laptop(s) en de presentaties vooraf. 
 
18) Voldoet de bijeenkomst aan de verwachtingen van je deelnemers?
Zorg voor een enquête achteraf ter evaluatie (liefst digitaal). Vraag deelnemers de bijeenkomst en individueleonderdelen/sprekers te beoordelen. Voldoet dit resultaat aan je verwachtingen?

19) Follow-up: hoe houd je contact met je doelgroep?
Na afloop van het evenement deel je jouw ervaringen en de opgedane kennis met je deelnemers. Bijvoorbeeld door een blog of een nieuwsbrief te schrijven over interessante zaken die naar voren kwamen tijdens de presentaties en de discussies.
 

 
DON'Ts - veel gemaakte fouten
 
1) Bedenk een nietszeggend thema.

2) Geef alle sprekers evenveel tijd zodat het publiek mag luisteren naar die langdradige spreker die zijn betoog nog net iets heeft kunnen rekken. De goede, interessante sprekers vraagt u of ze hun boeiende verhaal inkorten.

3) Zorg voor een paneldiscussie zonder discussie. Mijn ervaring is dat paneldiscussies zelden een discussie zijn. Men durft elkaar niet af te vallen, de dagvoorzitter durft zijn nek niet uit te steken en stelt gezapige vragen. Een ideaal moment voor het publiek om zijn e-mail nog eens te checken.  

4) Pauze inkorten. Als sprekers uitlopen korten we de pauze wel in zodat er minder tijd is om te netwerken.

5) Doe geen soundcheck. Laat de sprekers en de audiovisuele dienst niet tijdig een check doen en je weet dat video's niet opstarten, dat er een irritante bromtoon op de speakers zit,  dat de spreker 5 minuten voor tijd met zijn Apple komt zonder het juiste verloopstuk om hem aan te sluiten, dat de reversmicrofoons kraken en dat de batterijen van de microfoons bijna leeg zijn.

6) Kies de verkeerde locatie. Een bijeenkomst waar een deel van het publiek geen zicht heeft op het podium door pilaren die middenin de zaal staan. Ik heb het allemaal meegemaakt. Een variant daarop: in januari een bijeenkomst organiseren in een oud monument (een kerk, bunker, landhuis) zonder adequate verwarming.

7) Gebruik veel filmpjes van Youtube en vimeo die iedereen al heeft gezien.

8) Filelocatie: kies een locatie centraal in het land, start om 09.00. Dan weet je zeker dat velen vast komen te staan in de spits.
 
9) Disaster routing: een stevige wandeling naar de workshopruimtes. De route loopt bij voorkeur via lange gangen, smalle trappenhuizen en als bonus een stukje door de regen naar een gebouw "vlakbij".
 
10) Ingewikkelde stemsystemen:  je hand opsteken is zo jaren "90". Kies daarom voor stemsystemen waarbij het publiek met zijn smartphone mag stemmen. Natuurlijk is er nauwelijks 3G netwerk op de locatie.
 
11) Een te lange inleiding door de dagvoorzitter, gevolgd door een te lange inleiding door een topman die te lang praat over organogrammen en strategie en een professioneel, nietszeggend, bedrijfsfilmpje. Vervolgens drie te lange lezingen van experts/ondernemers die te lang over hun eigen bedrijf praten.
 

ervaren spreker, avonturier, bergbeklimmer Melvin Redeker


 









contact: e-mail melvin@inspiratiespreker.nl phone: +31 (0)6 22027021. Melvin Redeker Inspiratie, KvK 34326945
© Copyright Melvin Redeker Inspiratie   |   website by Cox IT Producties